21 Ago 13:28h

En su columna de este viernes en el canal Pelado Stream, la periodista y especialista en redes sociales Celeste Williner analizó el impacto de las reuniones improductivas en el día a día de las organizaciones. Durante su espacio, la especialista destacó que las organizaciones más eficientes no son aquellas que se reúnen con mayor frecuencia, sino las que logran convertir cada encuentro en una herramienta concreta para decidir, avanzar y generar resultados tangibles.

El costo de la reunión «por las dudas»

Uno de los errores más comunes identificados en la columna es la tendencia a invitar a todos los colaboradores de la organización «por las dudas». Esta práctica, lejos de ser productiva, genera que el personal asistente deje de realizar su trabajo habitual para cumplir con una presencia innecesaria.

Para revertir esta situación, la periodista propone evaluar rigurosamente qué colaboradores realmente pueden aportar información útil respecto al objetivo central del encuentro. Los demás miembros del equipo no necesitan asistir; basta con que se enteren de los resultados y acuerdos alcanzados de manera directa a través de un canal formal, como un correo electrónico. De esta manera, se reduce el número de asistentes y se logran dinámicas mucho más ágiles y productivas.

El filtro de las tres preguntas esenciales

Antes de agendar cualquier nuevo encuentro en el calendario, se plantea que las organizaciones deben someter la propuesta a un filtro de tres preguntas fundamentales:

1. ¿Tiene un objetivo claro? (Todo encuentro debe derivar en un resultado esperado, ya sea una decisión, un problema resuelto o un plan de acción concreto; si nadie en el equipo puede explicar en una sola frase para qué sirvió la reunión, entonces solo se ha perdido el tiempo).
2. ¿Deben estar todos invitados? (Deben asistir únicamente quienes brinden información útil para el objetivo).
3. ¿Esto se puede resolver con una simple consulta? (Muchas veces, actualizar información o hacer una consulta breve se puede solucionar en pocos minutos mediante un llamado telefónico, un mensaje o un correo electrónico, sin necesidad de convocar a una reunión).

Si la respuesta a alguna de estas tres preguntas es «no», la reunión es prescindible y debe ser descartada o resuelta por vías de comunicación más directas.

Planificación previa y compromisos finales

Para aquellos casos donde la reunión sea estrictamente necesaria, la especialista recomendó hacer llegar a los invitados un orden del día y la planificación detallada con suficiente anticipación. Esto asegura que cada participante acuda preparado con información concisa, evitando la improvisación, la pérdida de foco y la prolongación innecesaria de los tiempos de debate.

Finalmente, para que el encuentro sea verdaderamente exitoso, el cierre de la reunión debe dar respuesta obligatoria a tres interrogantes de seguimiento: ¿se tomó una decisión?, ¿quién es el responsable de la solución? y ¿para cuándo debe estar lista?.

PELADO STREAM