05 Sep 13:00h
La norma ISO 9001 establece cinco tipos de formatos para la información documentada dentro de un sistema de gestión de la calidad. Estos formatos, que van desde los menos modificables hasta los más flexibles, son cruciales para guiar y controlar los procesos de una organización.
En su habitual columna de los viernes, Celeste Williner trajo el tema a Pelado Stream para aclarar las dudas sobre este concepto.
Tipos de documentos según la norma
La jerarquía de los documentos se organiza de la siguiente manera, según su nivel de modificabilidad:
- Documentos controlados o directrices: Son la base del sistema y rara vez se modifican. Incluyen la política de calidad, la visión, la misión y el manual de marca.
- Manuales: Definen cómo se debe operar un equipo o una máquina, y su manipulación no puede ser alterada. También se incluyen documentos externos, como manuales de proveedores.
- Procedimientos: Describen procesos completos que pueden ser modificados por el equipo, siempre y cuando haya un análisis que justifique el cambio.
- Instructivos de trabajo (LUP): Indican en pocos pasos cómo realizar una actividad específica.
- Registros: Son los más flexibles y modificables. Se completan a diario e incluyen listas de chequeo o de control, órdenes de pedido y órdenes de compra.
Control y gestión de la información
El punto 7.5 de la norma ISO 9001 exige a las organizaciones que controlen su información documentada. Esto significa que los documentos y registros deben estar disponibles, actualizados y protegidos contra cambios no autorizados. Para garantizar esta gestión, se requiere un procedimiento que establezca controles para la redacción, distribución y protección de la información.
Una auditoría revisa este punto, por lo que es un requisito de la norma. Es tan importante que, en muchas organizaciones, se emite una resolución que le otorga a cada documento un carácter oficial para proteger la información y asegurar su correcta gestión.
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